إدارة المرتجعات وسياسة الاسترجاع وسجلات الهالك
تعلم كيفية التعامل مع طلبات إرجاع البضائع: البحث عن الفاتورة الأصلية، فحص حالة الصنف، تطبيق سياسة الاسترجاع المعتمدة، استرداد المبلغ للعميل، وتوجيه البضاعة غير الصالحة إلى سجل الهالك.
1الهدف والمخرجات المتوقعة
تنفيذ عمليات الاسترجاع القانونية بانضباط مالي تام: التأكد من شراء الصنف من المتجر فعلياً، استرداد المبلغ الصحيح من الدرج، وإعادة الصنف السليم للمخزون أو قيده كبضاعة هالكة إذا كان تالفاً.
2المتطلبات والصلاحيات
- صلاحية قبول المرتجع: ليست كل رتبة كاشير مخولة بالاسترجاع؛ يتطلب الإجراء موافقة المشرف أو حساباً يمتلك صلاحية Refund.
- تفعيل سياسة المرتجعات: التأكد من تفعيل «سياسة الاسترجاع» وتحديد المهلة الزمنية المسموحة (مثل: خلال 14 يوماً من الشراء).
4اللقطات المعتمدة من شاشات النظام
5خيارات نافذة المرتجع
| الخيار / الحقل | الوظيفة والقواعد | الأثر المخزني والمالي |
|---|---|---|
| الكمية المسترجعة (Return Qty) | تحديد عدد القطع أو الوزن المراد إرجاعه. يمنع النظام إرجاع كمية تزيد عن الكمية المشتراة في الفاتورة الأصلية. | حساب مبلغ الاسترداد بدقة بناءً على السعر الفعلي بالفاتورة بعد الخصم. |
| حالة الصنف: سليم (Restock) | البضاعة في حالتها الأصلية ومغلفة وصالحة لإعادة العرض والبيع. | إعادة إضافة الكمية (+) تلقائياً إلى رصيد المخزون المتاح على الرف. |
| حالة الصنف: تالف / هالك (Waste) | البضاعة بها عيب مصنعي، مكسورة، أو منتهية الصلاحية ولا يمكن بيعها. | لا يُعاد إلى رصيد البيع، بل يتم تسجيله في «سجل الهالك والتالف» مع خصم قيمته. |
6خطوات معالجة المرتجع
إرجاع صنف واسترداد قيمته
1. اطلب من العميل أصل الإيصال الحراري.
2. افتح «سجل المبيعات» وابحث برقم الفاتورة (مثال: #1042).
3. اضغط على الفاتورة لمراجعة تفاصيلها، ثم اضغط زر «إرجاع (Return)».
4. حدد الصنف المراد إرجاعه، وحدد الكمية المسترجعة.
5. اختر حالة البضاعة: «سليم (إعادة للمخزن)» أو «تالف (قيد كهالك)».
6. اكتب سبب الإرجاع واضغط «تأكيد الاسترجاع».
7. يفتح درج النقدية لإخراج مبلغ الاسترداد للعميل ويُطبع إشعار إرجاع رسمي.
7مثال تطبيقي
اشترى عميل عبوة مسحوق غسيل بسعر 120.00 ج.م. عاد بعد ساعة وأفاد بأنه اشترى نوعاً خاطئاً، والعبوة بحالتها الأصلية غير مفتوحة. بحث المشرف عن الفاتورة، اختار الصنف وحدد الحالة «سليم»، كتب السبب «استبدال بنوع آخر»، وضغط تأكيد. أخرج الكاشير 120 ج.م من الدرج للعميل، وعاد رصيد المسحوق في المخزن ليزيد بقطعة واحدة فورياً.
8الأثر في النظام
- خصم مبلغ الاسترداد من نقدية الوردية الحالية (يظهر كبند استرداد بالسالب في تقرير الوردية).
- تحديث حالة الفاتورة الأصلية لتوثيق البنود المسترجعة ومنع إرجاعها مرة ثانية.
9قيود وضوابط المرتجعات
يمنع النظام إرجاع أي فاتورة تجاوزت المهلة المحددة في سياسة الاسترجاع (مثال: بعد انقضاء 14 يوماً). كما يمنع إرجاع كمية أكبر من المسجلة في أصل الفاتورة.
10استكشاف الأخطاء
| المشكلة | السبب | الحل |
|---|---|---|
| رسالة: «غير مصرح بهذا الإجراء» | الكاشير الحالي لا يملك صلاحية قبول المرتجعات. | استدعِ مدير الوردية لتسجيل الدخول برقم PIN الخاص به وتأكيد المعاملة. |
11اختبار الفهم
سؤال: إذا تم إرجاع صنف معيب غير صالح للاستخدام، أي حالة تختار في نافذة الإرجاع؟
الإجابة: اختيار «تالف / هالك (Waste)» حتى لا يُضاف إلى رصيد الرف الصالح للبيع ويتم قيده في تقرير الهالك.