إدارة المخزون: الرصيد الافتتاحي، التسويات، والجرد الفعلي الدوري
تعلم كيفية الاختيار بين وضع تتبع المخزون ووضع المبيعات فقط، وضبط الرصيد الافتتاحي للسلع، وتسجيل حركات استلام البضائع والتسويات بسبب إلزامي، ومطابقة النقص الفعلي بالجرد الدوري.
1الهدف والمخرجات المتوقعة
السيطرة التامة على حركة السلع في متجرك: معرفة الكميات المتوفرة على الرفوف بدقة، رصد العجز أو التلف قبل فوات الأوان، وضمان عدم بيع سلع نافدة عند تفعيل الرقابة المخزنية.
2المتطلبات والصلاحيات
- صلاحية مسؤول: تسجيل الرصيد الافتتاحي وإجراء تسويات الجرد يتطلب حساب مدير أو أمين مخزن مصرح.
- تفعيل سياسة التتبع: التأكد من اختيار وضع «تتبع المخزون (Inventory Enabled)» في إعدادات النشاط إذا كنت ترغب في الخصم الآلي عند البيع.
4اللقطات المعتمدة من شاشات النظام
5أنواع حركات المخزون وقواعدها
| نوع الحركة | متى تُستخدم؟ | تأثيرها على الرصيد | شرط الحفظ |
|---|---|---|---|
| الرصيد الافتتاحي (Opening Balance) | عند بدء تشغيل النظام لأول مرة لتثبيت الكمية الموجودة على الرف. | يحدد الرصيد الابتدائي (نقطة الصفر). | متاح فقط للأصناف التي لم تُسجل لها حركات سابقة. |
| استلام بضاعة (Stock Intake) | عند وصول توريد جديد من المورد أو المستودع. | زيادة (+) في رصيد الصنف المتاح. | إدخال كمية موجبة ورقم فاتورة المورد في الملاحظات. |
| تسوية جردية (Physical Count Audit) | أثناء الجرد الدوري الشهري أو الأسبوعي. | تعديل الرصيد ليطابق الفعلي (زيادة أو نقصان). | كتابة سبب العجز أو الزيادة إلزامي برمجياً. |
6خطوات إجراء الجرد والتسوية
تسجيل حركة جرد فعلي لصنف
1. افتح القائمة الجانبية (☰) واضغط على «المخزون».
2. ابحث عن الصنف بالاسم أو امسح باركوده بالماسح.
3. اضغط على زر «تسوية جردية (Audit Count)» بجوار الصنف.
4. أدخل «الكمية الفعلية المحصاة» على الرف.
5. يظهر النظام تلقائياً فارق الجرد (مثال: -2 قطعة عجز).
6. اكتب سبب العجز في حقل الملاحظة الإلزامي (مثال: «تلف عبوتين بسبب الكسر أثناء النقل»).
7. اضغط «حفظ التسوية». يُحدث النظام الرصيد فورياً ويوثق الحركة بسجل الجرد الدائم.
7مثال عملي
صنف «زيت عباد الشمس 800 مل»: الرصيد المسجل في النظام هو 50 زجاجة. أجرى أمين المخزن الجرد الفعلي على الرف فوجد 48 زجاجة فقط. فتح نافذة التسوية وأدخل 48، فظهر الفارق: -2 زجاجة (عجز). كتب الملاحظة: «كسر كرتونة وتلف زجاجتين أثناء الترتيب». بعد الحفظ، أصبح الرصيد المعتمد 48 زجاجة، وتوثق العجز في تقرير الهالك.
8الأثر في النظام
- تحديث فوري لعمود الرصيد المتاح في جدول الكتالوج وقاعدة بيانات SQLite.
- إنشاء قيد حركة مخزنية دائم برقم تسلسلي، وتاريخ، واسم المستخدم، وسبب التسوية.
9قيود التعديل والتتبع بأثر رجعي
قاعدة عدم الخصم بأثر رجعي (No Retrospective Deduction): إذا كان المتجر يعمل بوضع «المبيعات فقط (Sales Only)» ثم قام المدير بتفعيل وضع «تتبع المخزون»، فلن يقوم النظام بخصم المبيعات القديمة التي تمت أثناء فترة إيقاف التتبع. يبدأ الخصم فقط من لحظة التفعيل فصاعداً.
10استكشاف الأخطاء
| المشكلة | السبب | الحل |
|---|---|---|
| زر حفظ التسوية معطل | حقل سبب التسوية فارغ. | اكتب سبباً واضحاً لحركة التسوية (إلزامي برمجياً لمنع التلاعب بالمخزون). |
11اختبار الفهم
سؤال: ما الفرق بين وضع «تتبع المخزون» ووضع «المبيعات فقط»؟
الإجابة: في وضع تتبع المخزون تُخصم الكميات تلقائياً مع كل فاتورة بيع ويتم منع بيع السلع النافذة، بينما في وضع المبيعات فقط يُسمح ببيع أي صنف مصرح دون ربطه برصيد المخزن.